Description du poste
SOLINKI, premier réseau de Consultants Experts en Recrutement Indépendants, recherche pour l’un de ses clients, groupe international spécialisé dans les travaux fluviaux et maritimes , son Assistant administratif bilingue anglais chargé de la réponse administrative aux appels d’offres H/F.
Véritable soutien administratif et organisationnel de l’agence française de SAINT GERMAIN EN LAYE vous évoluez dans un environnement technique de travaux spéciaux en assurant :
La Gestion Administrative :
+ Gestion de l’agenda, de la correspondance, des appels téléphoniques, et des courriels
+ Réalisation des tâches administratives : traitement des factures, autorisations, traduction…
+ Garant de la bonne tenue des fichiers/archives/portails (numériquement et copie papier).
+ Rapports trimestriels en interne sur la RSE
+ Contrôle de petite caisse
+ Gestion des locaux et des obligations légales afférentes
Des fonctions d’Assistanat :
+ Préparation des réunions formelles et informelles, rédaction des procès-verbaux des réunions (externes/internes)
+ Mise à jour des contacts clients, partenaires et de tout autre contact lié à l’entreprise
+ Préparation et organisation des déplacements d’affaires pour la direction et les visiteurs (hôtel/transport)
+ Réalisation de reporting à la secrétaire du siège social en anglais sur le contenu de la totalité des missions
La Gestion des appels d’offres :
+ Vérification régulière des portails pertinents pour les avis d’appels d’offres, etc. (plateformes d’appels d’offres publics)
+ Recherche, téléchargement, distribution et classement de la documentation d’appels d’offres
+ Regroupement, enregistrement, téléchargement et soumission des documents d’appels d’offres sur la plate-forme numérique du client ou prise des dispositions nécessaires pour la soumission par copie papier.
+ Préparation administrative des appels d’offres et garant de la mise en conformité des documents à produire : traduction, signatures, validité, etc.
Au sein d’une équipe de 4 personnes ,vous travaillez en binôme avec le directeur commercial pour la partie soumission aux appels d’offres.
Profil attendu :
+ Titulaire d’un BTS
+ Parfaite maîtrise des langues française et anglaise à l’écrit et à l’oral
+ Connaissance de la réponse administrative aux appels d’offres
+ Compétences informatiques ; Pack office, Intégré de gestion commerciale, CRM
+ Gout pour les environnements techniques du génie civil
Proactif et solver problem, vous vous engagez pleinement dans l’entreprise et dans les missions qui vous sont confiées.
+ Base horaire 35 heures avec possibilité d’aménagement du temps de travail, la prise de poste en matinée est à 8H00
+Participation de l’entreprise au forfait cantine du parc de bureaux à hauteur de 50%
+Mutuelle et plan d’épargne entreprise